Van netwerkgesprek naar betaalde opdracht: welke afspraken leg je vooraf vast?
terug naar alle artikelen
terug naar alle artikelen
Op een netwerkontbijt of borrel ontstaat een klik, er volgt een kop koffie en een paar weken later ligt er een opdracht. Zo beginnen veel zakelijke relaties in Brabant, en dat is precies de kracht van netwerken. Toch gaat het na die goede start regelmatig mis op een heel ander moment: wanneer de factuur de deur uitgaat en blijkt dat beide partijen iets anders in hun hoofd hadden.
Bij opdrachten uit je eigen netwerk is de verleiding groot om het informeel te houden. Je kent elkaar, het voelt wat vreemd om meteen met papieren te komen. Maar juist omdat je de relatie wilt behouden, loont het om de afspraken helder op te schrijven. Een korte offerte of opdrachtbevestiging per mail voorkomt dat er later discussie ontstaat over wat er precies is afgesproken.
Denk daarbij aan een paar vaste onderdelen. Wat lever je precies, en wat valt er buiten de opdracht? Werk je voor een vast bedrag of op uurbasis? Wanneer is het werk af, en wanneer stuur je de factuur: in één keer achteraf, in termijnen of per maand? Hoe concreter je dit vooraf benoemt, hoe minder je achteraf hoeft uit te leggen.
Een onderwerp dat in een eerste gesprek zelden ter sprake komt, is de betaaltermijn. Toch is het een van de belangrijkste afspraken voor je cashflow. Volgens Ondernemersplein geldt tussen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen als je niets anders hebt afgesproken. Grote bedrijven moeten het mkb en zelfstandige ondernemers ook binnen 30 dagen betalen.
Werk je voor een grotere organisatie, vraag dan vooraf hoe hun proces werkt. Veel bedrijven willen een inkoopordernummer of een vaste contactpersoon op de factuur zien, en zonder die gegevens blijft een factuur soms onnodig lang liggen. Die informatie heb je in een kennismakingsgesprek vaak zo gevraagd.
Is de opdracht afgerond, dan volgt de factuur. De Belastingdienst stelt daar vaste eisen aan. Denk aan de volledige naam en het adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je ingeschreven bent, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum. Daarnaast een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen.
Voor leveringen aan andere ondernemers geldt dat je de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering verstuurt. Twijfel je over btw-tarieven of een vrijstelling voor jouw diensten, dan is de website van de Belastingdienst of een boekhouder de juiste plek voor je vraag.
Wie de afspraken vooraf goed vastlegt, heeft een groot voordeel bij het factureren: alles wat op de factuur moet komen, staat eigenlijk al in de offerte. Omschrijving, bedrag en termijnen hoef je alleen nog over te nemen. In een los sjabloon betekent dat vaak kopiëren en plakken, met het risico dat er een oud bedrag of verkeerd nummer blijft staan.
Factuur maken gaat een stuk vlotter wanneer offerte en factuur in hetzelfde systeem staan. Een geaccepteerde offerte kan dan direct worden omgezet, waardoor de afspraken uit het gesprek letterlijk op de factuur terechtkomen. Dat scheelt tijd en voorkomt verschillen tussen wat je hebt aangeboden en wat je in rekening brengt.
Uit netwerkcontacten ontstaan niet alleen losse klussen, maar ook doorlopende samenwerkingen: maandelijks onderhoud, een vast aantal uren of een abonnement. Dan wordt het handig om facturen op vaste momenten automatisch te laten versturen, zodat je er niet elke maand zelf aan hoeft te denken.
Hetzelfde geldt voor herinneringen. Een vriendelijke herinnering na het verstrijken van de betaaltermijn is gebruikelijk, maar voelt bij een bekende uit je netwerk soms ongemakkelijk. Een vast, automatisch proces haalt die lading eraf: iedereen krijgt op hetzelfde moment dezelfde herinnering. Aanbieders van facturatiesoftware, zoals wefact.nl, bieden dit soort functies aan, maar ook met een goede agenda en een vaste routine kom je al een eind.
Netwerken draait om vertrouwen, en duidelijke zakelijke afspraken passen daar prima bij. Een heldere offerte, een vooraf besproken betaaltermijn en een correcte factuur laten zien dat je professioneel werkt. Zo blijft een contact van het netwerkontbijt ook na de eerste factuur een relatie waar je graag mee samenwerkt.