Sjoerd knipt het werk in zijn marketingbureau op in blokken van twee weken

Sjoerd is onlangs begonnen met een marketingbureau dat in middels vier man telt. Hij belooft een klant een campagne voor het eind van de maand. Halverwege blijkt de doelgroep anders te reageren dan hij dacht en kan de helft opnieuw. Ondertussen wachten twee andere klanten. Elke maandag maakt hij een planning waar op vrijdag weinig van over is.

Een planning werkt bij werk zonder onzekerheden

Zijn boekhouding kan Sjoerd tot op de dag inplannen. Die kent hij, daar zit geen verrassing in. Een campagne voor een markt waar hij nog nooit heeft gewerkt ligt anders. Je weet pas wat aanslaat nadat je het hebt geprobeerd, en dan klopt je schema van drie weken geleden niet meer. Sjoerd rekende zichzelf jarenlang af op een planning die al verouderd was voordat hij eraan begon.

Korte periodes passen bij werk waarvan je de uitkomst niet kent

Softwareteams liepen tegen hetzelfde aan en knipten hun werk op in vaste periodes van een of twee weken. Die aanpak heet scrum. Aan het eind van zo’n periode ligt er iets dat af is en bekijk je wat het opleverde, voordat je kiest wat er daarna gebeurt. Je plant dus nog steeds, alleen een kort stuk vooruit en met de uitkomst van de vorige keer in de hand.

Tussen ingewikkeld en chaos zit het werk waar dit op slaat

Het Cynefin-model onderscheidt verschillende vormen van werk, en bepaalt of Scrum geschikt is voor het type werk. Zo is er bijvoorbeeld werk dat zonder onzekerheid, je kent of door een expert kunt laten uitrekenen, zet je gewoon in de planning. Werk waarvan je de samenhang pas achteraf begrijpt, is complex, en daar winnen korte cycli het van een jaarplan. Is het chaos, bijvoorbeeld wanneer de site van je grootste klant plat ligt, dan handel je meteen en houdt elk ritme op.

Sjoerd laat zijn klant nu elke twee weken meekijken

Zijn team kiest op maandag twee dingen die veertien dagen later af moeten zijn. De klant ziet dat resultaat en zegt wat hij ervan vindt. Opleiders als Agile Scrum Group leiden jaarlijks duizenden professionals op in deze manier van werken, waarbij het accent ligt op oefenen met echte situaties. Sjoerd merkte ook de prijs ervan. Het overleg kost zijn team een halve dag per twee weken, en die uren factureert hij aan niemand.

Sjoerd gebruikt het voor de helft van zijn werk

Terugkerende klussen zoals maandrapportages en het beheer van advertentieaccounts staan gewoon in de agenda. Het nieuwe werk, waar hij het antwoord vooraf niet heeft, gaat in blokken van twee weken. Zijn planning klopt op vrijdag nog steeds niet helemaal. Het verschil is dat hij elke twee weken ziet wat er wel gelukt is, en zijn klanten zien dat ook.