Je zal het vast herkennen: je onderneming groeit goed, het klantenbestand wordt steeds groter, er komen steeds meer mensen bij en toch moet je elk jaar weer meer uitzoeken dan de jaren ervoor. Dit komt niet omdat er minder hard gewerkt wordt, maar omdat de informatie niet meer netjes bij elkaar staat. De uren staan in het ene pakket, de offertes in de andere, de voorraad wordt bijgehouden in een spreadsheet en de facturatie bij de boekhouder. Als je een klein bedrijf hebt dan onthoudt iemand met een goed geheugen al deze dingen wel, maar wanneer je gaat groeien gaat dat wringen.
Zo’n rekening voor die versnippering komt nooit als één rekening binnen. Hij zit verstopt in de tijd die iemand kwijt is aan het overnemen van gegevens van het ene systeem naar het andere. In de order die verkeerd gaan omdat de voorraadstand in het bestelsysteem niet klopte. In de discussie aan het eind van de maand welk overzicht nu de goede omzet laat zien. Maar ook in het feit dat het de directeur een halve dag kost als hij wilt weten hoe het ervoor staat.
Die kosten zijn lastig te bewijzen, maar ze bepalen wel hoe snel een bedrijf kan reageren. Als een ondernemer 2 weken moet wachten op cijfers dan gaat hij beslissen op gevoel. Dit kan lang goed gaan, maar hoe krapper de marges en hoe groter het bedrijf wordt, hoe riskanter dit wordt.
Het eerste reflex is om direct naar de software te kijken. Toch begint een goede stap bijna nooit bij een pakketvergelijking. Hij begint bij de vraag welke processen het bedrijf eigenlijk draait en waar het misgaat. Welke gegevens worden meer dan één keer ingevoerd? Welke processen lopen er en waar gaat het mis? Welke gegevens worden vaker ingevoerd? Op welk moment in het proces ontstaan de meeste fouten? Wat is iets dat je over een jaar wilt kunnen zien?
Pas wanneer je daar antwoord op hebt, wordt de vraag naar software concreet. Een centraal systeem waar verkoop, inkoop, voorraad, projecten en administratie samenkomen. Dit is voor veel groeiende mkb-bedrijven de logische volgende stap. Partijen als ERP Open richten zich specifiek op dat traject: eerst bepalen of zo’n systeem past bij de manier waarop een bedrijf werkt, en het vervolgens inrichten op de processen die er al zijn. Dat onderscheid is belangrijker dan de keuze tussen de ene of de andere leverancier. Software die over een rommelig proces heen wordt gelegd, maakt de rommel alleen inzichtelijker, niet kleiner.
Wie in zijn netwerk rondvraagt, hoort al snel verhalen over implementaties die uitliepen of tegenvielen. De oorzaken lijken vaak op elkaar. Het project werd neergelegd bij de IT-verantwoordelijke terwijl de grootste veranderingen op de werkvloer plaatsvonden. De scope groeide onderweg, omdat elke afdeling er nog iets bij wilde. Of er werd zoveel maatwerk gebouwd dat het systeem bij de eerste update alweer vastliep.
Wat wel helpt, is klein beginnen en het bij een aantal aanpassingen houden. Eerst de processen die het meeste tijd kosten, met de standaardmogelijkheden van het pakket. Daarna uitbreiden. Verder is het verstandig om iemand binnen het bedrijf eigenaar te maken van het traject, iemand die het werk kent en beslissingen mag nemen. Ook is het slim om serieus tijd te reserveren voor het opschonen van gegevens. Oude klantbestanden, dubbele artikelnummers en vervuilde voorraadstanden gaan niet vanzelf weg als ze naar een nieuw systeem verhuizen.
Het is geen kleine uitgave om een centraal systeem te realiseren en hier direct de voordelen in cijfers van te zien. Toch is de vraag best eenvoudig: hoeveel uur per week gaat er op aan handelingen die niets toevoegen en hoe kostbaar is die tijd als medewerkers die aan klanten kunnen betekenen?
Net zo belangrijk is hoe het verhaal binnen het bedrijf landt. Voor medewerkers voelt een nieuw systeem al snel als controle of als extra werk. Wanneer je vooraf uitlegt welk probleem ermee wordt opgelost en waar zij zelf minder gedoe van krijgen, hou je het draagvlak overeind. Dát scheelt meer dan welke technische keuze ook.
Groeien betekent op een gegeven moment loslaten dat één persoon alles overziet. Dat is geen verlies aan grip, maar een voorwaarde om verder te kunnen. Organisaties die dat op tijd inzien, merken het vooral aan de rust waarmee ze de volgende stap zetten.