sluiten

Waarom een dashboard cruciaal is voor horeca ondernemers

terug naar alle artikelen

image

Veel horecaondernemers worstelen met de vraag hoe zij op een eenvoudige manier goed inzicht krijgen in het reilen en zeilen van de onderneming. Een dashboard met financiële cijfers kan daar een goede oplossing voor zijn. Deze moet dan echter wel goed ingericht worden. Hier toont DRV Accountants & Adviseurs de waarde van een dashboard en vertellen we hoe u uw dashboard optimaal inricht.

1       Broodnodige inzichten vergaren
Als ondernemer van een restaurant, café, hotel of cateringbedrijf maakt u de hele dag door keuzes. Daarvoor heeft u informatie nodig die u direct inzicht geeft in uw bedrijfsvoering. Presteren we conform verwachting? Hoe is de prestatie ten opzichte van het budget? Wat zijn de verschillen met vorig jaar? Doen wij het beter of slechter dan collega ondernemers? En welke maatregelen kunnen we nog nemen om dusdanig bij te sturen dat we voldoen aan de jaarverwachting? Het zijn vragen die horecaondernemers zichzelf vaker (zouden moeten) stellen. Een goed ingericht online dashboard geeft de juiste antwoorden specifiek voor de horecabranche, zonder dat u uren moet spitten in uw administratie!

1.1      Data combineren tot managementinformatie
In uw organisatie legt u in verschillende systemen financiële en operationele gegevens vast. Denk hierbij aan de financiële administratie, het kassasysteem en uw systeem voor de personeelsplanning en registratie. Door deze systemen te koppelen en gegevens te combineren, ontstaat een schat aan data. Met een dashboard kunt u data verzamelen en omzetten tot nuttige managementinformatie. Informatie die overzichtelijk gepresenteerd kan worden op een (online) dashboard van meters en tellers. Maar om te zorgen dat u de gegevens verzamelt die u zoekt en kunt gebruiken, moet u het dashboard wel inrichten op basis van uw behoeften en gekozen kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Hierbij kunt u denken aan:

·         Brutomarge van alcoholische dranken, frisdranken en de keuken

·         Omzet per stoel of per m2

·         Arbeidsproductiviteit van het personeel in de keuken en de bediening

Een dashboard kan de informatie vanuit de diverse systemen verzamelen. Daarnaast wordt het dashboard aangevuld met operationele data zoals bijvoorbeeld het aantal m2 van het restaurant en terras, aantal stoelen en de arbeidsbeloning ondernemer. Deze data geeft het inzicht waar u op kunt sturen.

1.2      Meer grip op uw bedrijfsvoering
Met een dashboard heeft u dus meer grip op uw bedrijfsvoering. Wanneer u dit goed inricht kunt u sturen op de KPI’s die voor uw horecazaak belangrijk zijn. Zo krijgt u bijvoorbeeld inzicht in uw werkkapitaal, uw debiteuren en afwijkingen van uw begroting. In één oogopslag ziet u welk onderdelen in de bedrijfsprocessen goed presteren en welke uw aandacht nodig hebben. Zo kunt u tijdig kansen en risico’s signaleren en de best onderbouwde beslissingen te nemen.

Daarnaast kan het dashboard ook een benchmarking met de branche geven. Daarbij is het van belang dat er geen appels met peren wordt vergeleken. Een eetcafé kun je niet vergelijken met een cateringbedrijf. De brutomarges liggen heel anders bij beiden, maar u wilt natuurlijk wel graag weten hoe u het doet ten opzichte van vergelijkbare ondernemingen. Voorbeelden van cijfers die u kunt vergelijken zijn de hierboven genoemde KPI’s als de omzet per stoel of per m2, maar bijvoorbeeld ook het loonkostenpercentage op de omzet of de huisvestingskosten in percentage van de omzet.

1.3      Uw dashboard als glazen bol
Wanneer een dashboard goed is ingericht en actuele informatie geeft, is het ook mogelijk om de historische trend te combineren met nieuwe plannen. Verschillende scenario’s kunnen worden uitgewerkt om onderbouwde beslissingen te nemen. Denk daarbij aan het wel of niet aannemen van nieuw personeel, of het openen of overnemen van een extra zaak. Juist met dit soort beslissingen kan het fout gaan wanneer de gevolgen niet goed cijfermatig inzichtelijk worden gemaakt. Daarbij is snelheid van deze informatievoorziening een vereiste. U moet vaak snel kunnen schakelen, voordat de kans is verkeken of u al overloopt. Met een goed dashboard kan op een relatief eenvoudige wijze snel een realistisch scenario worden uitgewerkt.

2       Hoe richt u een dashboard goed in?
Een veelgemaakte fout bij het inrichten van een dashboard is dat de indicatoren die aangeven hoe u op een bepaald gebied presteert, ook wel KPI’s genoemd, zich slechts beperken tot algemene financiële indicatoren, zoals liquiditeit, solvabiliteit of rentabiliteit. De prestaties van uw horecazaak omvatten echter alle aspecten van de bedrijfsvoering en met name gericht op uw branche. En dus zou u ook op al deze aspecten moeten kunnen meten.

Hieronder geven we u vijf tips mee om uw dashboard zo goed mogelijk in te richten:

1.      Denk goed na over uw ambities en stel (strategische) meerjarendoelen. 
Wat wilt u de komende jaren bereiken? Maar vooral ook: hoe denkt u dit te gaan realiseren? Wat gaat er goed, wat moet er beter (op alle aspecten van de bedrijfsvoering)? Wat heeft u hierbij nodig? Vanuit deze nulmeting kunt u beoordelen welke informatie u nodig heeft om deze doelen te bereiken. Dat kan bijvoorbeeld de wens zijn om een tweede zaak te openen. Is dat verstandig? Of stel dat uw brutomarge achterblijft in vergelijking met de branche, dan is het van belang dat u in het dashboard de brutomarges per categorie, product in kaart brengt. Op die manier kunt u gericht zaken verbeteren. 

2.     Vertaal het doel van het eerste jaar uit het (strategisch) plan naar een jaarbudget gebaseerd op de doelen die u heeft gesteld.
Bepaal op basis van de nulmeting een budget per jaar. Om bijvoorbeeld de brutomarge te verbeteren kunt u zichzelf een ten doel stellen om deze met een specifiek percentage te verbeteren en op welke onderdelen u die stijging wilt behalen. Stel dat u de brutomarge wilt verbeteren op uw wijnen, dan kunt u aan de hand van de huidige beschikbare cijfers in aantallen en prijs een budget bepalen. Kijk daarnaast ook naar de processen om dit doel te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn instructies voor uw bedienend personeel om bepaalde wijnen aan te bevelen, uw prijzen aanpassen en uw inkoopbeleid wijzigen. 

3.     Bepaal circa 5 kpi’s die relevant zijn om te kunnen bepalen of iets goed gaat of niet. 
Doe dit samen met uw horecateam, zodat het ook wordt gedragen door de betrokken medewerkers. Denk daarbij aan de eerder genoemde KPI’s als de brutomarges per productgroep, de omzet per stoel of per m2 en de arbeidsproductiviteit van het team.

4.     Zorg dat deze kpi’s zonder veel moeite meetbaar zijn
Richt vervolgens uw systemen zo in dat de output met weinig moeite kan worden opgenomen in uw dashboard. Het is ontzettend waardevol als u gelijk inzicht heeft in het inkoopbeleid van de keuken of weet welke medewerker de meeste omzet scoort, zodat anderen van hem of haar kunnen leren.

5.     Weet welke invloeden (weer, seizoen, weggeef, breuk en bederf, eigen verbruik, etc ) uw cijfers beïnvloeden.
Bespreek de uitkomsten met uw horecateam en neem maatregelen op die gebieden waar resultaten achterlopen bij uw verwachtingen, of waar er nog ruimte voor verbetering is zodat u de verwachtingen zelfs kan overtreffen. Betrek ook deze invloeden in het opstellen van nieuwe verwachtingen en aanpassingen op korte termijn zodat u goed kan bijsturen.

3       Koppeling operationele systemen
Het inrichten van een dashboard dat dit alles omvat vraagt om koppelingen met uw operationele systemen. Denk daarbij aan de personeelsadministratie, het roostersysteem, kassasysteem en online informatie uit externe bronnen. Het vergt uiteraard wat denkwerk over wat de essentiële data van uw kernprocessen zijn. Daarbij kan het leggen van koppelingen kosten met zich meebrengen. Over het geheel genomen vallen de kosten van de koppelingen met de diverse systemen echter mee. Er is vaak efficiency te behalen voor de financiële administratie, waardoor u al snel veel tijd bespaart. Ook levert het verbeterde inzicht de mogelijkheid om beter onderbouwde beslissingen te nemen, uw minder (faal)kosten te verlagen en hogere marges  te realiseren.

3.1      Extra tijdsbesparing en inzicht
Die kosten- en tijdsbesparing zit op meerdere gebieden. Hoeveel van uw leveranciers sturen u bijvoorbeeld nog geen digitale facturen? Wanneer deze digitaal worden ingelezen in de boekhouding, wordt er al een begin gemaakt aan splitsing in de diverse productcategorieën aan de inkoopzijde. De verwerking van de facturen kost daardoor minder tijd én geeft meer informatie. Een win-winsituatie dus.

Vervolgens is er ook winst te behalen met een kassakoppeling. Veel leveranciers van kassasystemen kunnen deze koppelen aan uw boekhoudpakket. Zo hoeft u de z-afslag niet meer dagelijks handmatig door te geven in uw boekhoudpakket. Dit scheelt u tijd en verkleint de kans op fouten. Bij de inrichting van een kassakoppeling kunt u ook de gewenste splitsing in de productcategorieën opgeven. Hierdoor is er dus direct inzicht in de brutomarge van de verschillende producten, zonder dat u op onhandige momenten in de kassa moet duiken om de gegevens te analyseren.

Wilt u het helemaal tot in detail weten? Dan moet u ook rekening houden met een voorraadregistratie, invoering van het verbruik door u en uw personeel, bederf en weggeefproducten. Het vergt dus wel een beetje tijd en discipline van u en uw personeel, maar uiteindelijk levert het u wel waardevolle informatie op. Zoals ook geldt voor andere investeringen die u pleegt om uw strategische doelstellingen te bereiken, zijn de gedane inspanningen op dit gebied ook zeker meer dan de moeite waard!

Elk systeem geeft dus informatie en data waar u wat mee kunt, maar hoe krijgt u deze overzichtelijk in beeld? Met een goed ingericht dashboard krijgt u in één oogopslag daadwerkelijk een overzicht van de prestaties van uw onderneming. De koppelingen die operationeel zijn vergen uiteraard ook onderhoud. En bij een overstap naar bijvoorbeeld een ander kassasysteem of een uitbreiding daarvan zullen de bestaande koppelingen opnieuw bekeken moeten worden. Zoals u ook de actualiteiten in bijvoorbeeld producten, menu’s, keukenapparatuur op de voet volgt als goede horecaondernemer is het dus ook van belang dat uw financiële huishouding up-to-date blijft.

Tot slot is het goed om het volgende goed te onthouden: een dashboard kan alleen maar zinnige informatie leveren wanneer deze met juiste informatie wordt gevoed. Garbage in is garbage out!

4       Hulp nodig?
Bent u geïnteresseerd in het inrichten van een dashboard voor uw horecaonderneming of vindt u het lastig uw huidige software en systemen af te stemmen op een dashboard? Of wilt u graag hulp bij het bepalen van waardevolle KPI’s? Het specialistische team voor horeca en verblijfsrecreatie bij DRV helpt u graag verder. Wij hebben naast dit specialisme ook een uitstekende IT Consultancy tak die samen met u kan kijken naar uw huidige automatiseringsomgeving om deze te optimaliseren. Nadat we uw financiële huishouding hebben ingericht, kijken wij als uw adviseur (gezamenlijk) naar de zaken die er echt toe doen in uw business! Laat ons u terugbellen door dit contactformulier in te vullen. Of neem contact op met één van onze vestigingen.

DRV in Bergen op Zoom
Joulehof 10, 4622 RG Bergen op Zoom
0164 – 241850

DRV in Oosterhout
Europark 11, 4904 SX Oosterhout
0162 – 470470 

DRV in Roosendaal
Emmerblok 30, Oud Gastel
0165 – 573700

Voor alle andere vestigingen binnen Nederland bezoek je onze website

content-image content-image content-image